PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EVENTOS

UD1. El Turismo de Reuniones y su Demanda de Servicios Especializados. 1.1. El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. 1.2. Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda. 1.3. Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos. 1.4. Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos. 1.5. Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. UD2. Principales Destinos Turísticos Nacionales e Internacionales de Turismo de Reuniones. 2.1. Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca infraestructuras especializadas capacidad de alojamiento servicios especializados y oferta complementaria. 2.2. Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. UD3. Los Eventos su Tipología y su Mercado. 3.1. Tipología de reuniones y eventos: congresos convenciones viajes de incentivo exposiciones y ferias eventos deportivos y otros. 3.2. El concepto de evento. 3.3. El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes. 3.4. La gestión de eventos como función emisora y como función receptora. 3.5. Fases del proyecto de un evento. UD4. El Evento como Proyecto: Planificación Presupuestación y Organización. 4.1. Fuentes y medios de acceso a la información. 4.2. Criterios de selección de servicios prestatarios e intermediarios. 4.3. Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables. 4.4. Infraestructuras especializadas para reuniones actos y exposiciones. 4.5. Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones presentaciones descansos comidas ceremonias espectáculos y exposiciones. 4.6. Programación de la logística y de los recursos humanos. 4.7. Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes tales como ponentes delegados acompañantes comités organizadores y científicos. 4.8. Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. 4.9. Presidencias honoríficas y participación de personalidades. 4.10. Confección de cronogramas. 4.11. Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad. 4.12. Presupuestación del evento. UD5. Servicios Requeridos en la Organización de Eventos. 5.1. Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características. Formas de servicios. Tarifas. 5.2. Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones. 5.3. Servicios modalidades y tecnologías para la traducción como interpretación de conferencias traducción de cintas y locuciones o traducción escrita. 5.4. Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos. 5.5. Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones. 5.6. Secretaría técnica y secretaría científica. 5.7. Servicios de animación cultural y producción de espectáculos. 5.8. Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos. 5.9. Servicios de diseño edición e impresión de materiales gráficos audiovisuales y digitales. 5.10. Empresas servicios y funciones de las azafatas de congresos. 5.11. Otros servicios requeridos en los eventos. UD6. Aplicaciones Informáticas Específicas para la Gestión de Eventos. 6.1. Tipos y comparación. 6.2. Programas a medida y oferta estándar del mercado. 6.3. Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica pagos y reservas on-line. Software integral: creación promoción gestión y control de acceso. UD7. El Evento como Proyecto: Organización. 7.1. La organización del evento: Definición de funciones y tareas. 7.2. Comités y secretarías: funciones y coordinación. 7.3. Gestión de colaboraciones y patrocinios. 7.4. Soportes y medios para ofrecer información del evento. 7.5. Difusión del evento y captación de participantes. 7.6. Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos. 7.7. Funciones y responsabilidades. 7.8. Procedimientos e instrucciones de trabajo. UD8. El Evento como Proyecto: Dirección y Control. 8.1. Control de inscripciones. 8.2. Control de cobros. 8.3. Confirmaciones de inscripción asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. 8.4. Protección de datos personales. 8.5. Documentación del evento. 8.6. Procesos administrativos y contables. 8.7. Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. 8.8. Coordinación. 8.9. Evaluación de servicios y suministros. 8.10. Formalización de contratos. Documentación. 8.11. Supervisión y control del desarrollo del evento. 8.12. Coordinación y recursos de comunicación puntualidad en los actos protocolo seguridad servicio técnico reclamaciones quejas conflictos y otras situaciones emergentes. 8.13. Documentos de control del evento. 8.14. El informe final del evento. 8.15. Balances económicos.